Overstappen van boekhouder: zo werkt het
De meeste ondernemers blijven te lang bij een kantoor waar ze niet tevreden over zijn, omdat ze opzien tegen het gedoe. In de praktijk valt dat mee.
Wisselen van boekhouder voelt als een verbouwing waar je middenin zit. Je administratie loopt, de aangiftes worden gedaan, en het idee dat je dat allemaal moet losweken is voor veel ondernemers reden om te blijven zitten. Terwijl de aanleiding om weg te willen zelden verdwijnt: je krijgt je cijfers te laat, je belt en er wordt niet teruggebeld, of je betaalt voor werk dat je niet kunt plaatsen.
Je hoeft je oude kantoor niet zelf te bellen
Het lastigste onderdeel is meestal het gesprek dat je denkt te moeten voeren met je huidige boekhouder. Dat hoeft niet. Je nieuwe kantoor stuurt namens jou een opzegging en vraagt je dossier op. Dat heet een collegiaal contact en het is volstrekt gebruikelijk in de branche.
Wat er wordt opgevraagd: je grootboek, de laatst opgemaakte jaarrekening, de aangiftes van de lopende en vorige periode, en de correspondentie met de Belastingdienst. Je oude kantoor is verplicht om je eigen stukken af te geven.
Wanneer is het handigste moment?
De start van een boekjaar is het eenvoudigst, omdat er dan geen halve periode hoeft te worden overgedragen. Maar wachten tot januari is geen wet. Loop je vast, of komt er een aangifte aan waar je geen goed gevoel bij hebt, dan is midden in het jaar overstappen prima te doen.
Let wel op lopende verplichtingen. Sommige kantoren werken met een opzegtermijn of hebben afspraken over werk dat al is begonnen. Kijk dat na in je opdrachtbevestiging voordat je iets toezegt.
Waar je op moet letten bij je nieuwe kantoor
Vraag wie je vaste aanspreekpunt wordt en of je die persoon rechtstreeks kunt bellen. Vraag hoe vaak je je cijfers krijgt, en of daar een gesprek bij hoort of alleen een bestand. En vraag wat het kost — een vast maandbedrag voorkomt dat je aarzelt om te bellen omdat de teller loopt.
Vraag ten slotte wie het werk doet. Bij sommige kantoren voert een assistent de administratie en zie je de adviseur alleen bij de jaarrekening. Dat hoeft geen probleem te zijn, als je maar weet waar je aan toe bent.